Elektronischer Rechnungsversand auf dem Vormarsch

Mit dem 1. Juni 2011 kam es zur Umsetzung der EU-Richtlinie im Hinblick auf elektronische Rechnungen und deren Gleichstellung zu den standardisierten Papierrechnungen. Diese Aktualisierung im Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat die Welt der Rechnungen und Geschäftsprozesse effizienter gemacht. Das europäische Parlament hat am 11. März 2014 sogar eine Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung bei offiziellen/öffentlichen Aufträgen verabschiedet. Aber welche Voraussetzungen muss eine elektronische Rechnung erfüllen und welche Vorteile hat das elektronische Rechnungsverfahren eigentlich genau?

elektronischer Rechnungsversand | © Bildagentur PantherMedia / monkeybusiness elektronischer Rechnungsversand | © Bildagentur PantherMedia / monkeybusiness

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie über elektronische Rechnungen

Offizielle Auftraggeber und Vergabestellen sind seit diesem Zeitpunkt dazu verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu organisieren. Die elektronische Rechnung muss dabei laut dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie für den Vorsteuerabzug präzise Bedingungen erfüllen:

  • Der Rechnungsempfänger stimmt der elektronischen Rechnung zu.
  • Die Rechnung muss in einem zulässigen Format versendet, verarbeitet und empfangen werden.
  • Eine ordentliche Lesbarkeit ist gegeben.
  • Über die digitale Signatur und ein internes Kontrollverfahren müssen die Originalität und Echtheit sowie die Herkunft der Rechnung belegbar sein.
  • Die Unversehrtheit der elektronischen Rechnung ist garantiert.
  • Alle notwendigen Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug sind vorhanden.


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Die elektronischen Rechnungen und der damit verbundene, papierlose Rechnungsversand ist nicht nur um ein vielfaches umweltfreundlicher. Sie gehen auf diese Weise vor allem effizient und wirtschaftlich mit den Ressourcen eines Unternehmens um. Darüber hinaus besitzen Sie die Möglichkeit, über die elektronische Signatur und dem elektronischen Rechnungsversand mehr als 80 % Ihrer Kosten einzusparen, wenn man den Ablauf mit bekannten Dienstleistern umsetzt, wie man das bei der verlinkten Beispielanbieter schön sehen kann. In wenigen Klicks erstellen Sie eine Rechnung und senden diese an den jeweiligen Empfänger. Jeder einzelne Klick spart praktisch bares Geld.

Elektronischer Rechnungsversand, so geht’s!

Überzeugende und bekannte Anbieter für den elektronischen Rechnungsversand wie eben eurodata punkten hier.

Ein wirklich schlüssiges System überzeugt zusätzlich mit einer übersichtlichen Archivierung der abgeschlossenen Rechnungen. Verfolgen Sie über Diagramme den jeweiligen Rechnungsverlauf. Wie steht es um den Druck und der Versand von Rechnungen? Einige Anbieter versenden auf Wunsch Ihre Rechnungen auch per Post. Holen Sie sich ein individuelles Angebot!

Frau denkt über Rechnungen nach | © Bildagentur PantherMedia / Wavebreak Media Ltd

Frau denkt über Rechnungen nach | © Bildagentur PantherMedia / Wavebreak Media Ltd

Autorisierte, elektronische Übermittlung von Rechnungen

Wichtig für jeden Auftraggeber: Für die Kunden ändert sich kaum etwas. Haben Sie bisher alle Ihre Rechnungen in Papierform per Post versandt, ist es ratsam, fortan den Rechnungsversand Schritt für Schritt auf die elektronische Übermittlung umzustellen. So haben Ihre Kunden und Auftraggeber die Gelegenheit, sich an das neue Verfahren zu gewöhnen. Wobei an dieser Stelle vermerkt sei, dass bereits viele der führenden Unternehmen deutschlandweit auf einen elektronischen Rechnungsversand setzen und nur über zusätzliche Optionen, einen Papierversand gegen eine externe Gebühr organisieren.

Archivierung und Übersicht über die Rechnungen

Im Prinzip ähneln sich die Schritte vom Erstellen der Rechnung über das Versenden bis hin zur Archivierung. Dieses elektronische Vorgehen beschleunigt unmissverständlich auch den Zahlungseingang, da Sie die Versanddauer umgehen und mit dem elektronischen Versand eine Verifizierung erfolgt.

Wann Rechnungsversand auslagern?

Möchten Sie den kompletten Rechnungsversand auslagern und an ein externes Unternehmen übergeben, macht sich dies ab ca 100 Rechnungen im Monat bezahlt. Hier bieten seriöse Unternehmen ein Komplettpaket der Verwaltung aller Rechnungen und des elektronischen Rechnungsversands.

Sicherheit & Kundenzufriedenheit checken!

Vom kleinen bis mittelständischen Unternehmen können Sie in jeder Branche hohe Kostenersparnisse über den elektronischen Rechnungsversand verbuchen. Werfen Sie in diesem Zusammenhang einen Blick, auf die Prüfverfahren eines Anbieters, denn nur wenn dieser über die gängigen international anerkannten Zertifikate verfügt, sind Ihre persönlichen Daten auch wirklich vor widerrechtlichen Zugriffen Dritter geschützt.

Fazit

  • Im Prinzip macht es keinen Unterschied, ob Sie eine Rechnung elektronisch via Mail oder klassisch via Papierformat versenden. Laut Umsatzsteuergesetz § 10 Abs. 4 müssen alle Pflichtangaben in einer Rechnung enthalten sein. Die Kosten- und Zeitersparnisse sprechen für den elektronischen Rechnungsversand.
  • Achten Sie im Hinblick auf den Vorsteuerabzug auf die Korrektheit einer Rechnung. So können Sie zum Beispiel nur die Vorsteuer für die Rechnungen geltend machen, die im Kopf ihre Rechnungsadresse besitzen.

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