Produktiveres Arbeiten im Büro – Tipps und Tricks für Struktur und Ordnung

219 Milliarden Euro allein im Jahr 2004: Der volkswirtschaftliche Schaden durch Produktivitätsverluste im Büro ist enorm. Die Summe entspricht etwa 9,7 Prozent des deutschen Bruttoinlandsprodukts. Wir haben betrachtet, wie man diesem Umstand entgegen treten und die Produktivität am Schreibtisch erhöhen kann. Struktur und sorgfältige Planung können auf Dauer große Veränderungen bewirken.

Büroalltag | © panthermedia.net / pressmaster Büroalltag | © panthermedia.net / pressmaster

Bei der Arbeit am Schreibtisch kommt es schnell zu Konzentrationsschwierigkeiten und Unproduktivität. Zeit wird mit dem Nachdenken über den nächsten Schritt, der Suche nach Utensilien oder dem einfachen Blick aus dem Fester vergeudet. Eine gewisse Struktur kann den Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Wir haben drei Wege gefunden diese umzusetzen und so effektiveres Arbeiten zu ermöglichen.

Der Arbeitsplatz

Der Schreibtisch | © panthermedia.net / luciano de polo

Der Schreibtisch | © panthermedia.net / luciano de polo

Pro Jahr verbringt weltweit jeder Beschäftigter etwa 84 Arbeitstage mit unproduktiven Tätigkeiten. Vorbeugen kann man diesem Umstand mit einer motivierenden und strukturierenden Einrichtung des Arbeitsplatzes. So sind 83% unter 1230 Erwerbstätigen der Meinung, dass sich eine ansprechende Büroeinrichtung in positiver Weise auf ihre Arbeitsleistung und Motivation auswirkt. Die Farbgebung und die Lichtverhältnisse innerhalb des Büros spielen hier eine wichtige Rolle. Der Arbeitnehmer sollte sich wohl und konzentriert fühlen. Zu helles oder zu gedämpftes Licht, sowie eine kontrastive Farbgebung können eine ablenkende Wirkung haben. Im Rahmen der Farbgebung des Büros ist es des Weiteren sinnvoll sich an die Farbpsychologie zu halten und motivierende und gleichzeitig ruhige Farben zur Gestaltung zu nutzen. Ordnung ist im Büro von größter Bedeutung. Sie schafft Struktur und Raum zum Denken. Ein Arbeitsplatz sollte außerdem beispielsweise durch rückenfreundliche Bürostühle oder luftreinigende Pflanzen gestaltet werden, um die Motivation der Mitarbeiter zu erhalten und eine freundliche Atmosphäre zu vermitteln. Der Gedanke an das eigene Büro sollte nicht abschrecken, sondern einladen. So kann sowohl die Motivation, als auch die Produktivität gesteigert werden.

Der Computer

Nicht nur physische Ordnung, sondern auch virtuelle Struktur ist notwendig, um einen produktiven Arbeitsalltag zu ermöglichen. Eine strukturierte Nutzeroberfläche und Ordnersortierung innerhalb des Rechners sind also unerlässlich. Sind diese nicht gegeben kommt es schnell dazu, dass Dateien gesucht und Arbeiten erneut gemacht werden müssen. Eine große Gefahr bei einer längeren Nutzung des Arbeitsgeräts stellt die Überfüllung dar. Dateien müssen archiviert und sortiert werden. In Betrieben, die zum größten Teil digital arbeiten, wird eine Archivierungssoftware notwendig. Hier können Dateien ausgelagert und zur Langzeitarchivierung, sowie zur temporären Aufbewahrung abgelegt werden. Die Software verwaltet die Dateien und entlastet das Unternehmen, während dieses gleichzeitig immer noch auf seine Informationen zurückgreifen kann.
Eine Vereinheitlichung der Anordnung von Dateien innerhalb eines Unternehmens ist außerdem immer sinnvoll, um Korrespondenzen zu vereinfachen.

Der Arbeitstag

Zusammenarbeiten im Büro | © panthermedia.net / pressmaster

Zusammenarbeiten im Büro | © panthermedia.net / pressmaster

Auch die Struktur des Arbeitstages spielt bei der Produktivität natürlich eine große Rolle. Ein Arbeitsteilungsplan und To-Do-Listen können zur Orientierung dienen. Beim Erstellen eines Planes oder einer Liste erkennt man, was am kommenden Tag bzw. im kommenden Zeitabschnitt geleistet werden muss. Es kann eine sinnvolle Reihen- und Rangfolge festgelegt werden. Das Aufstellen einer To-Do-Liste trägt außerdem zur Steigerung der Motivation bei, denn beim Abarbeiten kann jeder Mitarbeiter Erfolge verbuchen. Schön ist es, innerhalb eines morgendlichen Rituals die To-Do- Liste gemeinsam zu erstellen. Diese kann dann beispielsweise an der Innentür des Büros befestigt und über den Tag hinweg gemeinsam abgehakt werden. So wird die Gemeinschaft gestärkt und den Mitarbeitern das Ziel vor Augen gestellt.

Das Ziel

Produktivität und Wohlbefinden gehen Hand in Hand. Bei einer gesteigerten Effizienz steigt sowohl bei Arbeitnehmern, als auch -gebern die Motivation. Auf diese Weise entsteht ein positiver Teufelskreis, der Unternehmen verbessert und die Wirtschaft ankurbelt. Mitarbeiter müssen sich also in ihrer Umgebung wohl und wertgeschätzt fühlen. Die Einrichtung der Büros und der virtuellen Arbeitsplätze darf an dieser Stelle nicht unterschätzt werden. Um sein Kapital bestmöglich ausnutzten zu können, muss ein Unternehmen zunächst an seine Mitarbeiter denken. Zu einer Verbesserung der Abläufe und einer Verfestigung von Strukturen können sowohl die Chefetage, als auch alle Mitarbeiter etwas beitragen.

Über Simon (143 Artikel)
Mein Name ist Simon Schröder. Ich bin gelernter Versicherungsfachmann und blogge aus Leidenschaft. Möchten auch Sie Ihre Meinung auf Beamtenblog.net an andere weitergeben? Schreiben Sie einen Kommentar. Wir freuen uns auf Sie.

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